Lees jou gunsteling-tydskrifte en -koerante nou alles op een plek teen slegs R99 p.m. Word 'n intekenaar
Finweek
Hoe om vergaderings die moeite werd te maak
25 Oktober 2018
Nick Najjar, besturende direkteur van Synergist

Om te verseker dat vergaderings produktief en relevant is en by die onderwerp bly, is dit belangrik om te sorg dat hulle om die regte redes gehou word, met net die nodige mense teenwoordig.

Mense is taamlik geneig om te vertel dat hulle die “heeldag” in vergaderings was – byna asof dit iets is om oor te spog. Vergaderings is ’n noodsaaklike deel van die bestuur van ’n onderneming, die skep van samewerking, om nuwe idees te kry, en om seker te maak almal slaan nog dieselfde koers in, sê Nick Najjar, stigter en besturende direkteur van die konsultant-en-opleidingsmaatskappy Synergist.

Vergaderings kan ook spanlede frustreer en kry gereeld die skuld daarvoor dat mense nie genoeg tyd het om hul “regte werk” te doen nie. Volens Amerika se buro vir arbeidstatistiek word sowat $37 miljard jaarliks in Amerika met onnodige vergaderings gemors.

René Barnard, sakebestuursopleier by Metagen

Tegnologie het die manier verander waarop vergaderings gehou word, met ’n toename in sogenaamde aanlyn of virtuele vergaderings (Google Hangouts, ezTalks-wolkvergaderings, Zoom, ReadyTalk). Dit lyk egter of die outydse vergadering met regte kontak tussen mense nog die botoon voer waar mense in dieselfde vertrek is, kommunikeer, kwessies debatteer en oplossings kry, sê René Barnard, sakebestuursopleier by Metagen.

Algemene foute Die algemeenste foute wat steeds gemaak word wanneer ’n vergadering gereël word, is die gebrek aan ’n duidelike oogmerk, die verkeerde mense word genooi, die vergaderng beland op ’n syspoor, en goeie idees uit vorige vergaderings word nie uitgevoer nie.

Barnard sê as die doel met die vergadering nie is om ander idees te kry of te hoor nie, maar om steun vir die bestuurder se eie idees te kry, word produktiwiteit gesmoor en wantroue geskep. Goeie idees wat nie toegepas word nie, het presies dieselfde uitwerking. “ ’n Gebrek aan toepassing lei tot vergaderings waar die vorige vergadering se notule of take die volgende vergadering se agenda-items word,” sê Barnard. Die gebrek aan ’n behoorlike struktuur vir ’n vergadering sal mense maklik belangstelling laat verloor, sê Geoff Feldon, direkteur en sake-opleier by Wyed4biz.

’n Belangrike fout wat leiers maak, is om almal na die vergadering te nooi, ongeag van of hulle daar moet wees, of nie. As daar duidelike oogmerke met die vergadering is en wat dit moet bereik, is dit makliker om te besluit wie daar moet wees en wie nie, sê Feldon.

As die kultuur reg is, sal mense die vergaderings bywoon waar hulle moet wees omdat hulle insette moet lewer of die inligting nodig het wat op die vergadering gedeel word. Vergaderings ter wille van vergaderings “Ek reken onproduktiewe vergaderings is dié waar ’n vergadering gehou word omdat dit Maandagoggend is, en dit nege-uur is.” Feldon het van “maandelikse bestuursvergaderings” ontslae geraak waar die produksiebestuurder, finansiële bestuurder, bedryfsbestuurder, mensehulpbronbestuurder, verkoopsbestuurder en besturende direkteur ure lank vergader – en bloot herhaal wat hulle verlede maand gesê het.

Charlie Harary, senior direkteur van Capital Markets by RXR Realty, ’n eiendomsmaatskappy in New York, haal ’n beroemde gesegde aan wat aan kaptein Kirk van Star Trek toegeskryf word: “ ’n Vergadering is ’n geleentheid waar die notule gehou en die tyd verspil word.”

Harary sê in ’n webjoernaalplasing oor vergaderings die algemene aanname is dat almal na ’n vergadering genooi moet word. Dié benadering maak sin vir die jaareindpartytjie, maar nie vir korporatiewe vergaderings nie. “Hoe meer mense op ’n vergadering is, hoe minder verantwoordelikheid het elkeen. As elke persoon nie nodig voel nie, sal hulle nie bespreekte items so pligsgetrou opvolg nie. Hulle sal aanneem iemand anders sal dit doen.”

Deur “toeskouers” te beperk, sal vergaderings korter wees, meer interaksie hê, en makliker opgevolg kan word, skryf Harary. Amazon het ’n “tweepizza-reël” – dit moet genoeg wees vir die mense op die vergadering. Produktiwiteitsknouers Volgens Najjar is produktiwiteit- en kreatiwiteitsknouers op vergadering ook mense wat laat kom, vergaderings wat langer as beplan duur, en oorheersende deelnemers wat nie ander mense toelaat om bydraes te maak nie.

“Die persoon in beheer moet verseker dat die vergadering lewendig is, dat almal by die reëls hou, en dat produktiwiteit- en kreatiwiteitsknouers vermy word.” Barnard stel voor dat ’n voorsitter en tydhouer aangestel word om te keer dat iemand ’n vergadering oorheers. Wissel dié take op toekomstige vergaderings. “Vergaderings kan kragtig en bemagtigend wees, en entrepreneurs wat alleen werk moet interaksie met mense of mentors hê wat hulle kan uitdaag en, wanneer nodig, raad kan gee.”

Sy sê dis belangrik om met buitevennote, dinkskrumvennote, opleiers of netwerk-kennisse te vergader wat nuwe insigte of opbouende terugvoering kan gee. Doen dit reg Nie alle vergaderings hoef net ’n gepraat te wees nie. Vir Amazon is dit doeltreffend as mense ’n paar minute lank in stilte sit hul gedagtes op die vergadering se oogmerk te fokus. Barnard stel voor dat die agenda voor die vergadering na die genooide werknemers gestuur word sodat hulle kan voorberei en hul gedagtes daarop kan instel. Feldon sê nie alle vergaderings sal die “gewenste uitwerking” hê nie. Stop die pyn en verdaag; stel weer die oogmerk en kom oor ’n dag of twee weer byeen, dalk met minder mense en sonder stoele.

* Stuur 'n boodskap aan terugvoer@finweek.co.za

5 Reëls vir vergaderings

Kevan Lee, bemarkingsdirekteur van die sosialemedia-bemarkingsplatform Buffer, stel vyf “navorsingsgesteunde” maniere voor om produktiewer vergaderings te hou.

1. Beperk vergaderings tot 15 minute Hy sê al is 30 minute die verstekopsie in die meeste kalendertoepassings, kan ’n mens dit maklik tot 15 minute aanpas.

Wetenskaplik gesproke pas 18 minute in by die navorsing oor aandagspan – blykbaar kan die meeste mense 10 tot 18 minute aandag gee voordat hul gedagtes dwaal.

2. Stel ’n regte tydhouer Die uitwerking van die tydhouer hou verband met die “kreatiewe oplewing” wat beperkings en spertye veroorsaak. ’n Afteller kan dit ook vir vergaderings doen.

3. Vat die stoele weg Die “staanvergadering” spruit uit die idee dat hoe langer jy staan, hoe ongemakliker word jy.

4. Geen skootrekenaars vir aantekeninge nie Navorsing deur Pam Mueller van Princeton-universiteit en Daniel Oppenheimer van die Universiteit van Kalifornië toon dat aantekeninge met die hand of met ’n skootrekenaar tot dieselfde feiteherroeping lei, maar mense wat handaantekeninge doen, onthou konsepsueel beter.

5. Verbied selfone Los selfone by die deur. Navorsing deur Marshall School of Business toon teëstand teen selfone: 86% van die 500 deelnemers dink dis onvanpas om oproepe tydens vergaderings te antwoord; 84% dink dis onvanpas om teksboodskappe of e-posse tydens vergaderings te skryf; en 75% dink dis onvanpas om teksboodskappe of e-posse tydens vergaderings te lees.

* Bron: blog.bufferapp.com

Meer oor:  Finweek  |  Vergaderings
MyStem: Het jy meer op die hart?

Stuur jou mening van 300 woorde of minder na MyStem@netwerk24.com en ons sal dit vir publikasie oorweeg. Onthou om jou naam en van, ‘n kop-en-skouers foto en jou dorp of stad in te sluit.

Ons kommentaarbeleid

Netwerk24 ondersteun ’n intelligente, oop gesprek en waardeer sinvolle bydraes deur ons lesers. Lewer hier kommentaar wat relevant is tot die onderwerp van die artikel. Jou mening is vir ons belangrik en kan verdere menings of ondersoeke stimuleer. Geldige kritiek en meningsverskille is aanvaarbaar, maar dit is nie 'n platform vir haatspraak of persoonlike aanvalle nie. Kommentaar wat irrelevant, onnodig aggressief of beledigend is, sal verwyder word. Lees ons volledige kommentaarbeleid hier.

Stemme

Hallo, jy moet ingeteken wees of registreer om artikels te lees.