Jy het jou sokkielaai reggepak, jou speseryrak uitgepluis en jou boek­rak herrangskik. Die inperking het een ligpunt: Jou huis was nog nooit so netjies nie.

Maar wat van al die gemors wat jy op jou rekenaar en ander elektroniese toestelle hou?

Die mense met wie jy jou huis deel, kan waarskynlik nie al die dinge sien wat jy daar opgaar nie – dinge soos foto’s, lêers en ou PowerPoint-aanbiedings – maar dit is daar. En dit neem waardevolle bergplek in beslag, maak jou rekenaar of foon superstadig en maak dit vir jou onmoontlik om enigiets wat jy soek vinnig op te spoor.

Noudat van die huis af werk nog ’n hele ruk wenslik sal bly, is dit belangriker as ooit dat mense hul toestelle soos goed geoliede enjins laat loop sonder ineenstortings en tydrowende onderbrekings.
In dié uittreksel uit haar nuwe boek, Joy at Work, deel die Japannese netheids­ghoeroe Marie Kondo ’n plan om jou te help om jou digitale rommel aan te pak.

WAAR OM TE BEGIN

Vir die meeste mense bestaan die digitale lewe uit drie dele: dokumente, soos verslae, voorleggings en sigblaaie, e-pos en slimfoonapps.

Al drie het dieselfde probleem. Dis maklik om alles te bêre; daarom is dit wat ons doen – in so ’n mate dat dit later voel of ons beheer verloor het oor die tegno­logie wat veronderstel is om ons te help.

As jy oorweldig voel en wil skoonmaak, is die dokument-area op jou harde- of netwerkskyf en die onderliggende lêers ’n goeie wegspringplek, want dit bevat die meeste van jou digitale dokumente.
Beoordeel elke lêer en vra jouself die volgende vrae:

  • Het ek die dokument nodig om my werk gedoen te kry?
  • Sal die dokument my leiding of inspirasie vir toekomstige werk bied?
  • Verskaf die dokument vreugde?

As die antwoord op al die vrae nee is, wis die dokument uit. En as jy ’n sublêer dokumente het oor ’n onderwerp waarvan jy nie hou nie, wis die hele sublêer uit.

Ek wil jou nie in die moeilikheid laat beland nie; maak dus seker jy volg jou organisasie se dokumentbeleid of enige bedryf­standaarde oor die hou van dokumente of foto’s.

As jy dokumente of foto’s nie kan uitvee nie, skuif dit na ’n argiefarea buite die hoofplek waar jou dokumente lê. Dit sal steeds bêreplek in beslag neem, maar die lêers sal darem apart wees van dié wat jy wil hou. Met minder visuele afleiding sal jy makliker kry waarna jy soek.

Dit maak nie saak wat jou bedryf of organisasie is nie – die meeste mense kan konsepweergawes van dokumente en afgehandelde doenlysies uitwis en hul rekenaar se herwinnings- of rommelmandjie skoonmaak.

Ek maak myne op die laaste dag van elke maand leeg.

JY HET NIE HONDERDE LÊERS NODIG NIE

Foto ter illustrasie: Gallo Images/Getty Images
Foto ter illustrasie: Gallo Images/Getty Images

Soektegnologie het so drasties verbeter, dit maak dit veel makliker om jou dokumente op te spoor. Verminder die tyd wat dit jou neem om te besluit waar jy iets gaan bêre – of om dit weer te kry – deur net ’n handjievol hooflêers te hê.

Almal se werk het verskillende vereistes, maar die drie hooflêers wat ek gebruik, behoort verskeie soorte werke te pas:

Huidige projekte

Hierin behoort ’n sublêer vir elke projek te wees.

Rekords

Dit behoort die beleid en prose­dures in te sluit wat jy gereeld oopmaak. Gewoonlik word die dinge in dié lêer deur ander verskaf en verander jy dit nie. Voorbeelde sluit in regskontrakte en werknemersinligting.

Gebergte werk

Dit bestaan uit dokumente uit vorige projekte wat jy in die toekoms sal gebruik.

Voorbeelde sluit in dokumente wat jou met nuwe projekte kan help, soos ’n voorlegging van ’n vorige kliënt wat ’n goeie raamwerk vir ’n toekomstige een kan wees.  

Dit is veel makliker om georganiseerd te bly as jy eers ’n klein stel intuïtiewe hooflêers het. As jy besluit om ’n nuwe dokument te hou, plaas dit in die geskikste lêer. Wis dit andersins uit. Jou lêers sal ál nuttiger word namate jy konsekwent soort­gelyke dokumente op dieselfde plek plaas en net hou wat jy benodig.

JOU DESKTOP MOET ­VREUGDE VERSKAF

Baie mense gebruik hul desktop as ’n stortingsterrein. Ek het altyd soveel dinge op myne gebêre dat ek nie eens die lêername kon lees nie.

Maar toe ’n aanhanger eendag met my kom gesels terwyl ek in ’n restaurant op my skootrekenaar werk, was ek so verleë oor hoe deurmekaar my desktop was dat ek daardie werkarea sedertdien netjies hou.

Die enigste dinge wat ek nou op my desktop hou, is ’n lêer gemerk “Bêre” en enige items soos foto’s wat ek daardie dag wil ­gebruik.

Ek beskou my desktop as ’n werk­ruimte, nes my lessenaar; dus vertoon ek net die dinge wat ek beplan om dadelik te gebruik.

MOENIE TOELAAT DAT E-POS JOU LEWE OORNEEM NIE

Foto ter illustrasie: Gallo Images/Getty Images
Foto ter illustrasie: Gallo Images/Getty Images

Moenie jou e-pos met jou werk verwar nie. E-pos is een van vele hulpmiddels om jou werk gedoen te kry, maar dit is nie die werk self nie.

Die enigste e-pos wat ek in my inboks hou, is dié wat hangend is, soos e-pos wat die een of ander soort optrede verg of dié wat ek later deeglik wil lees.

Om die volume hanteerbaar te hou, beperk ek die getal hangende e-­posse tot 50, die grootste getal wat vertoon kan word sonder om af te rol.

As ek enige daarvan moet bêre, plaas ek dit in ’n paar eenvoudige lêers, gemerk Werk, Persoonlik en Finansieel.

E-pos is besonder maklik om met die soekfunksie op te spoor; dus is dit glad nie nodig om baie kategorieë te skep nie.

Ek vee e-pos uit wat ek nie dadelik nodig het nie, byvoorbeeld nuusbriewe wat ek klaar gelees het.
Die strooipos- en rommellêers word ná 30 dae outomaties leeggemaak, maar dit maak my rusteloos wanneer e-pos ophoop. Daarom maak ek soms self die lêers leeg.

Dis dalk ’n bietjie oordrewe, maar selfs feng shui-praktisyns sê om jou inboks op te ruim sal jou die inligting bring wat jy nodig het wanneer jy dit nodig het.

As jy agterkom jy kry nie goeie inligting betyds nie of jy wil jou geluk by die werk verbeter, beveel ek regtig aan jy pak jou inboks en ruim dit ’n bietjie op.

MAAK JOU APPS SKOON

Foto ter illustrasie: Gallo Images/Getty Images
Foto ter illustrasie: Gallo Images/Getty Images

Die deursneemens gebruik ’n slimfoon 85 keer per dag. Die rede daarvoor is dat baie apps spesifiek gebou is om verslawend te wees; dus beteken minder apps minder afleiding.

Al is dit opwindend om die jongste app af te laai, wis die meeste mense ’n app nooit uit nie, selfs al het hulle dit nie meer nodig nie. Deur jou apps op te ruim sal jy plek bespaar en batterylewe oorhou vir die apps wat vreugde verskaf.

Nes jou rekenaar se desktop kan die tuisskerm op jou slimfoon ’n belangrike bron van vreugde wees as dit rommelvry gehou word.

Ek hou apps wat ek gereeld gebruik, soos my e-pos, kalender en foto-apps, op die tuisskerm en plaas die res in drie lêers genaamd Sake, Lewe en Vreugde.

Ek het net sowat 10 apps wat wys en ek maak ’n punt daarvan om dit tussen drie verskillende skerms te verdeel en dit aan die bokant in ’n ry te rangskik.

Sodoende kan ek elke keer as ek na my slimfoon kyk dít sien wat werklik vreugde verskaf: foto’s van my dogters.

Beskikbaar by takealot.com
Beskikbaar by takealot.com