Dit het hom opgeval dat plaaswerkers soms vir opleiding gestuur word sonder dat hulle weet hoekom hulle daar is en waarheen hulle in hul werkplek op pad is, sê mnr. Thias Taute, wat aan die hoof staan van opleiding en ontwikkeling by die Hoedspruit Hub in Limpopo. Uit opvolggesprekke het dit gou geblyk dat daar in sommige gevalle nie eens posbeskrywings vir hierdie werkers bestaan nie.

Taute sê hoewel baie boere posbeskrywings vir hul werkers het, is dit soms verouderd. Sommige boere reken ook hulle het ’n verstandhouding met hul werkers en dat die werkers weet wat van hulle verwag word, maar volgens Taute kan hulle net daarby baat vind as daar duidelike en bygewerkte posbeskrywings is. Werkers sal dan weet wat hul doel op die plaas is en waarheen hulle op pad is, en boere sal presies weet wat hulle van elke individu kan verwag.

“Dit is hoe die toepassing begin het.”

posbeskrywings

Met die hulp van ’n sagteware-ontwikkelaar en ’n paar vennote wat bereid was om in sy idee te belê, het Taute begin bou aan ’n toepassing om werkers se posbeskrywings op ’n slimfoon, tablet of rekenaar vas te lê en beskikbaar te maak waar die werker dit kan sien en onderteken.

Saam met die posbeskrywing het hy velde geskep waar ’n werkgewer ’n lys kan opstel van die pligte wat die werker moet nakom om waarde tot die boerdery te voeg.

Hoewel baie plaaswerkers deesdae slimfone het, kan die posbeskrywing ook uitgedruk en geteken word. Taute en sy span het later selfs meer potensiaal vir die Sircula-toepassing geïdentifiseer.

Eerstens is die toepassing die antwoord op al die Seta-vereistes vir besighede se vaardigheidsbeoordelings. Taute verduidelik dit was tot dusver baie moeilik vir ’n boer met byvoorbeeld 500 werkers om ’n vaardigheidsbeoordeling te doen. As jy egter reeds ’n getekende posbeskrywing het, is dit maklik om nog velde op die toepassing te skep.

“Ons weet mos nou persoon A is ’n skoonmaker en sy pligte is X, Y en Z. Al wat ons nou moet vra, is: Kan hy dit doen? Is hy ‘bekwaam’ of ‘nog nie bekwaam nie’?”

Sircula voer dit nog ’n stap verder. Met die bestaande velde is daar twee groepe mense wat uitval – dié wat besonder goeie vaardighede het, en dié wat nie hul werk doen nie as gevolg van ’n verkeerde gesindheid.

Vir die eerste groep het Taute-hulle ’n veld geskep: excel (uitnemend). “ ’n Boer wil weet wie hierdie mense is, want dit is waar jy begin werk aan die mense wat deel van jou leierskap kan word.”

Die tweede groep word aangeteken as nog nie bekwaam nie, met die woord “gesindheid” by. “Dit is die tipe werker wat alewig kla en fout vind – wat genoeg doen om ’n tugproses vry te spring, maar te min om waarde tot die boerdery toe te voeg.”

Die boer kan nou vir hierdie werkers sê dat meer van hulle verwag word. “Dit is nie ’n waarskuwing of deel van die tugproses nie, maar die boer kan dit aanteken en aan hierdie probleemouens begin skaaf. Dit is waar die situasie kan begin verbeter – daar moet net bemoeienis met hierdie werkers gemaak word.

“Die groot bonus is dat jy nou ’n volledige vaardigheidsverslag het wat wys wie watter opleiding benodig en jy kan dit by jou begroting inwerk.”

’n Plaaswerker kan op sy slimfoon sien wat sy posbeskrywing en pligte is, en met die druk van ’n knoppie aandui dat hy saamstem.

PRESTASIEBEOORDELING

Omdat al die posbeskrywings, pligte en vaardigheidsvlakke reeds op die toepassing aangeteken is, en werkers dit reeds moes onderteken het, is dit baie maklik om dit vir prestasiebeoordeling te gebruik.

Die toepassing het vier vlakke van rapportering wat as volg benoem kan word: bestuurders, junior bestuurders, toesighouers en werkers. Die bestuurder kan vir ’n junior bestuurder take gee en hom evalueer. Dieselfde geld die junior bestuurder vir die toesighouer, en die toesighouer vir werkers. “Jy evalueer almal in jou span onder jou en jy word geëvalueer deur die persoon bo jou,” verduidelik Taute.

Aanvanklik is daar nie beoog om bestuurders op die toepassing te evalueer nie, want hul kernprestasie-areas is gewoonlik reeds opgestel. Twee van die agt boerderye waar die toepassing in werking gestel is, het egter aangedui dat hulle die hele boerdery se personeel op Sircula wil laai.

Dit het meer posvlakke vereis, sê Taute. Soos met enige boereplan verg ’n struikelblok net ’n verdere plan. In hierdie geval word twee toepassings gebruik – een waarop die uitvoerende hoof of direkteur en die bestuurspan saamwerk, en die oorspronklike toepassing vir die werkers.

Taute en sy span het ook ’n werkgebaseerde kommunikasiekanaal ingebou. Dit stel mense in staat om take na ’n posvlak onder hulle deur te gee, en die persoon op die laer posvlak kan probleme aan die posvlak bo hom of haar rapporteer.

Nadat die taak afgehandel is, moet die persoon aan wie dit gegee is, op Sircula aandui dat dit afgehandel is. Die persoon wat die taak of probleem deurgegee het, moet dit dan nagaan en afteken. “Dit is ’n kommunikasiekanaal om boek te hou van take en probleme, nie vir vrae vra of verduidelikings nie. Laasgenoemde moet op een van die baie ander kommunikasiekanale in ’n boerdery gedoen word.”

Die take en probleme wat uitgedeel word, het sommer gou ’n bron van belangrike bestuursinligting geword.

“Die persoon bo kan probleme van onder af kry. Die persoon in die middel kan probleme boontoe en take ondertoe deurgee. Nou kan ’n mens byvoorbeeld sien die persoon in die middel handel die take wat hy van bo af kry, binne twee dae af, maar die take wat hy uitdeel, neem baie langer voor dit afgehandel is.

“Die take en probleme van bo volg hy elke dag op, maar dit duur twee tot drie weke voor hy die probleme van die mense onder hom afhandel. Só kan ’n mens sien waar die oponthoud is. Dalk is dit sy ondergeskiktes wat lank neem om iets klaar te maak, of dit kan wees dat die persoon nie sy ondergeskiktes respekteer nie.”

DRUK VAN ’N KNOPPIE

Taute sê dit is gerieflik as elke werker ’n slimfoon het, maar jy kan Sircula ook gebruik deur jou werker langs jou te laat sit en julle dit saam op ’n foon, tablet of rekenaar invul. Die kommunikasiefunksie by die werk word derhalwe makliker bestuur.

Die boerdery teken in, betaal per werker en kry dan toegang tot die bestuursplatform van die Sircula-toepassing. Alles is gegrond op basiese dokumente wat na gelang van die boerdery se behoeftes aangepas word.

Op die eerste dokument word elke persoon se persoonlike data ingelees – ’n foto, naam en van, telefoonnommer, identiteitsnommer en registrasiekodes vir poste soos deur AgriSeta benodig word.

Op die tweede dokument word almal se posbeskrywing, wat ’n posnaam en lys van pligte bevat, en metingskriteria vir die uitvoer van pligte vasgevang.

’n Derde dokument dui verskillende vlakke van vaardigheidsbeoordeling aan wat gekoppel is aan moontlike opleiding.

Die gekose vlakke van prestasiebeoordeling, wat uit 3, 5 of 7 vlakke kan bestaan en gegrond is op die besigheid se prestasiebeoordelingsbeleid, word aan die vierde dokument gekoppel.

Nadat alles ingevoer is, is dit maklik om die inligting te bestuur en ’n verslag kan enige tyd opgeroep word. Dit kan strek van enigiets wat die boerdery se opleidingsbehoeftes uiteensit tot watter werkers onbevoeg is weens ’n swak gesindheid, of watter werkers se vaardigheidsvlakke uitnemend is. Jy kan sien hoeveel mense watter soort opleiding nodig het, soos byvoorbeeld dat tien mense heropgelei moet word as trekkerbestuurders.

Dit is dus geen wonder nie dat ’n groot organisasie soos Winetech, wat reeds ’n voorloper is met die gebruik van tegnologie in menslike hulpbronbestuur, Sircula op elke moontlik vlak inspan. Só kan die vaardigheidsvlakke en opleidingsbehoeftes van sy werkers bepaal word.

NAVRAE: Mnr. Thias Taute, e-pos: thias@sircula.co.za; 079 502 4727; web: www.sircula.co.za